Si vous êtes un agent de sécurité ou un policier déployé sur les lieux d’un incident, la rédaction d’un rapport détaillé et précis est un élément important pour faire votre travail correctement. Un bon rapport d’incident donne un compte rendu complet de ce qui s’est passé sans négliger les informations peu recommandables ou omettre des faits importants. Il est essentiel de suivre le protocole approprié, de décrire clairement l’incident et de soumettre un rapport soigné.
Sois clair. N’utilisez pas un langage fleuri et confus pour décrire ce qui s’est passé. Votre rédaction doit être claire et concise. Utilisez des phrases courtes, précises et factuelles qui ne laissent pas de place à l’interprétation.
Soumettez votre rapport d’incident. Renseignez-vous sur le nom de la personne ou du service à qui votre r! apport doit être envoyé. Dans la mesure du possible, soumettez un rapport d’incident en personne et soyez disponible pour répondre à d’autres questions ou fournir des éclaircissements. Dans les cas où un rapport d’incident doit être envoyé par la poste ou par courriel, faites un suivi téléphonique dans un délai de 10 jours pour vous assurer que votre rapport a été reçu.
Lancez le programme dès que possible. Écrivez-le si possible le jour même de l’incident. Si vous attendez un jour ou deux, votre mémoire commencera à devenir un peu floue. Vous devriez noter les faits de base dont vous devez vous souvenir dès que l’incident se produit. Rédigez votre rapport dans les 24 heures qui suivent.
Révisez et relisez votre rapport. Lisez-le pour vous assurer qu’il est cohérent et facile à comprendre. Assurez-vous de ne pas oublier les renseignements qui auraient dû être inclus. Recherchez les lacunes évidentes dans le récit que vous ! pourriez avoir à combler.
Obtenez les formulaires appro! priés auprès de votre établissement. Chaque institution dispose d’un protocole différent pour traiter un incident et déposer un rapport.
Fournissez les faits de base. Il se peut que votre formulaire comporte des espaces vides que vous devez remplir avec des renseignements sur l’incident. Si ce n’est pas le cas, commencez le rapport par une phrase énonçant clairement les informations de base suivantes :
Rédigez un récit à la première personne racontant ce qui s’est passé. Rédigez un récit chronologique de ce qui s’est exactement passé lorsque vous vous êtes présenté sur les lieux.
Vérifiez deux fois les faits de base. Vérifiez que les informations de base (orthographe des noms, dates, heures et adresses, numéros de plaque d’immatriculation, etc.) correspondent à celles que vous avez indiquées dans votre rapport.
Sois honnête. Même si vous n’êtes pas fier de la façon dont vous avez géré la situation, il est im! pératif que vous rédigiez un compte rendu honnête. Si vous écrivez quelque chose de faux, cela peut finir par faire surface plus tard, mettant votre travail en danger et causant des problèmes aux personnes impliquées dans l’incident. Préservez votre intégrité et celle de l’institution que vous représentez en disant la vérité.
Soyez minutieux. Écrivez autant que vous vous en souvenez â€" plus il y a de détails, mieux c’est. Ne laissez pas de la place aux personnes qui lisent le rapport pour interpréter quelque chose dans le mauvais sens. Ne vous inquiétez pas si votre rapport est trop long ou trop verbeux. L’important, c’est de dresser un tableau complet de ce qui s’est passé.
Soyez précis. N’écrivez pas dans le rapport quelque chose dont vous n’êtes pas sûr qu’il s’est réellement passé. Rapporter des ouï-dire comme des ouï-dire, pas comme des faits.
Inclure une ligne sur la nature générale de l’incident. Dé! crivez ce qui vous a été rapporté sur les lieux de l’incident. Si ! vous avez reçu un appel, décrivez l’appel et notez à quelle heure vous l’avez reçu. Rédigez une phrase objective et factuelle décrivant ce qui s’est passé.
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